Las universidades catalanas muestran su programa de implementación de la Administración electrónica

Antonio Martín/DICYT Una representación de las ocho universidades públicas de Cataluña ha mostrado en Burgos el programa de implementación conjunto de la Administración electrónica en el ámbito universitario. Constituidos en una agrupación, la Asociación Catalana de Universidades Públicas (ACUP), los ocho centros públicos están desarrollando desde 2009 un programa de impulso a la administración electrónica (e-administración) en colaboración con el gobierno autónomico y el Centro de Supercomputación de Cataluña. Este programa incluye proyectos específicos a desarrollar por cada universidad. "Supone un gran modelo para la implementación de la Administración electrónica en las universidades de Castilla y León", reconoció Pilar González Maeso, responsable del archivo general de la Universidad de Burgos.

Representantes de las universidades Autónoma de Barcelona, Pompeu Fabra y de Gerona mostraron en Burgos, tres partes de una red de trabajo interconexionada. En conjunto, la ACUP pretende la promoción de la administración electrónica y la modernización de la administración en el ámbito catalán. La presentación se produjo en el marco de XVII Jornadas de la Conferencia de Archiveros de Universidades, tituladas El archivo y los desafíos de un nuevo entorno: la interoperabilidad en el tiempo. Unos setenta expertos han acudido a esta convocatoria del organismo vinculado a la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (CRUE) e inaugurado por el rector de Burgos, Alfonso Murillo. La cita tiene lugar hasta mañana, 27 de mayo.

"Los archivos deben adaptase a las tecnologías de la información y la comunicación y conseguir conservar la evidencia de las actividades, a pesar de las dificultades que entraña su manejo", expuso a DiCYT González Maeso. En el formato digital, es posible la manipulación de los originales. Esta situación convierte en más complejos los documentos en el entorno electrónico, explica la especialista. Una de las posibles soluciones que plantean los archiveros es el uso de metadatos, "datos sobre datos", que funcionan como "esquema unívoco para facilitar la búsqueda y conservar la autenticidad necesaria" en este tipo de documentos oficiales.

Precisamente, uno de los proyectos presentados en este foro consiste en el desarrollo de estos metadatos, por parte de la Universidad de Gerona. El proyecto de las universidades catalanas ha permitido, además, desarrollar un calendario de clasificación de documentos que pueda ser utilizable por los ocho centros académicos, desarrollado por la Autónoma de Barcelona. En Burgos también se ha puesto en común la experiencia de un calendario de conservación, por el que "se identifica y se procede a la conservación o eliminación de los documentos que se gestionan en el ámbito universitario". Las universidades públicas catalanas están desarrollando proyectos específicos sobre normativa en administración electrónica, catálogo de servicios, cuadro de interoperabilidad, fichas estandarizadas de definición de procesos, módulos de información y formación, registro telemático, herramientas comunes de identidad y firma electrónica, gestión de expedientes, creación de una malla de gestores de expedientes, herramientas comunes de digitalización electrónica, archivo electrónico, factura electrónica, contratación electrónica, e-logs, notificación electrónica y voto electrónico.

Proceso en Castilla y León

Las universidades públicas de Castilla y León también se encuentran inmersas en un proceso de expansión de la administración electrónica. El proyecto conjunto, recuerda González Maeso, "comenzó aproximadamente hace cuatro meses". La promulgación en el año 2007 de la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos al Servicio Público (Ley 11/2007) estableció obligaciones concretas de cara al servicio al ciudadano. Este cambio normativo también afecta a las universidades, que se han visto obligadas a incorporar tecnologías y herramientas para dar un servicio más eficiente. Un ejemplo es el "acceso apor vía telemática a diferentes servicios, no solo como hasta ahora por vía presencial", explica la responsable del archivo general de la Universidad de Burgos. Desde la entrada en vigor de la ley, los centros públicos de Enseñanza superior han tenido que dar pequeños pasos para que se puedan realizar un mayor número de tramitaciones por internet, como la gestión de una matrícula, en la que ya hay partes que se puede realizar desde casa.

Los centros académicos de Burgos, León, Salamanca y Valladolid están implementando actualmente "algunos procesos" y hay "reuniones periódicas" para la puesta en común de estos servicios, ver las diferencias que se producen entre cada entidad y llevar a una única plataforma toda esta experiencia. En este sentido, estos cuatro centros están dando pasos conjuntos. Uno de los últimos ha sido la firma de un convenio, publicado el 5 de abril en el Boletín Oficial de Castilla y León (Bocyl) por el que la Universidad de Valladolid se encarga del desarrollo de un servicio de tramitación electrónica utilizable en los cuatro centros las 24 horas los siete días a la semana.