"El expediente electrónico supondrá una mejora clara en la gestión de los procedimientos"

Antonio Martín/DICYT La imagen que se tramite generalmente de los juzgados es de lugares de trabajo atestados de expedientes, dossieres y otros documentos que, como enredaderas, reptan por baldas, mesas y sillas. La Administración está implantando un nueva organización, denominada Nueva Oficina Judicial, por la que se procurará aumentar el uso de tecnologías más depuradas para la gestión en materia procesal y reducir, por lo tanto, el papeleo. A León llegará este nuevo sistema el 8 de junio. El juez decano de León, Juan Carlos Suárez-Quiñones, repasa la implantación de este nuevo sistema. El magistrado anuncia, además, que como principal novedad, en los juzgados de León y Burgos, se va a poner en marcha la digitalización integral de la documentación judicial, que supondrá la eliminación física del papel. Será un año después del comienzo de la nueva oficina judicial. "Es un proyecto realmente impactante".

P:¿En qué consiste la Nueva Oficina Judicial?

R: La nueva oficina judicial es un cambio en la organización que sirve de apoyo a la función de los jueces. De forma muy resumida se trata de cambiar que cada juzgado u órgano jurisdiccional tenga su propia oficina integral para que, sin perjuicio de existir una pequeña oficina inmediata al juez en cada juzgado, haya unas oficinas comunes a todos en que se optimicen, fundamentalmente, los medios humanos y la gestión de los procesos. Con ello se alcanzaría una mayor eficiencia y eficacia en la gestión de los procesos judiciales. A eso se añade aprovechar más la figura de los secretarios judiciales para que asuman nuevas funciones en la gestión del proceso y en la gestión del funcionamiento de estas estructuras de apoyo que permitan reservar al juez para la función que constitucionalmente tiene en exclusiva que es juzgar y ejecutar lo juzgado.

P: ¿Qué tecnologías se emplearán y a qué herramientas judiciales se prevé complementar o substituir?

R: Las tecnologías que se utilizarán serán las mismas que en la actual organización pero mejoradas y adaptadas a la nueva estructura. Es decir, la gestión electrónica de las resoluciones y actos judiciales, la videograbación digital de los actos orales, la videoconferencia, los sistemas de registros electrónicos (medidas cautelares, antecedentes penales...), los sistemas de señalamientos electrónicos (juicios rápidos...), y el sistema de notificaciones electrónicas a los procuradores, abogados y graduados sociales. Para ello se ha creado un nuevo sistema de videograbación llamado Fideus, se ha renovado el sistema de gestión y tratamiento de los textos y documentos con un programa llamado Minerva NOJ, y finalmente se pone en marcha un nuevo sistema de notificación electrónica a los profesionales denominado LEX NET V3 que mejora el anterior.

Sin embargo, a mayores de esto, y como novedad trascendente, en León y en Burgos se va a poner en marcha la digitalización integral de la documentación judicial para crear el expediente electrónico integral con la eliminación total del papel. Este es un proyecto paralelo a la nueva oficina judicial y que se desarrollará de forma completa en torno a un año después de la entrada en vigor de dicha nueva oficina. Es un proyecto realmente impactante en esta Administración.

P: ¿Qué beneficios reportará la implantación de las nuevas tecnologías en materia procesal tanto para los funcionarios como para los usuarios de la Justicia?

R: No cabe ninguna duda que el futuro de la Justicia pasa, aunque no sólo, por el cambio radical y la inmersión sin paliativos en las nuevas tecnologías, y las innumerables ventajas que traerá este desarrollo lograrán convencer a todos. Ya lo están haciendo. La rapidez, control, seguridad, transparencia, adaptabilidad, disponibilidad, accesibilidad, facilidad, economía de espacios, economía de costes dinerarios, economía de costes ecológicos, economía de gestión, y otros muchos adjetivos positivos que pueden colocarse tras los términos nuevas tecnologías y digitalización, harán el proceso imparable. El último destinatario de ello es el ciudadano, que lo que tiene que percibir no es que haya cambios organizativos o nuevas estructuras o medios, sino que su pleito o causa se gestiona más rápido, y que la atención que se le presta es mejor y más cercana.

P: ¿Qué preparación técnica y conocimientos se requiere para su uso, en uno y otro caso?

R: La formación es una de las claves del éxito de la inmersión tecnológica en cualquier estructura. Esta formación tiene que tener dos líneas muy claras. Una la formación inicial, en la que todo el personal que va a trabajar con las nuevas tecnologías sea preparado de forma exhaustiva en su manejo. El respeto y a veces temor que da el manejo de nuevas tecnologías sólo puede vencerse con formación. Pero no sólo es precisa la formación inicial sino un sistema de formación continuada y de tutelaje del personal que permita solucionar de forma rápida y eficaz las dudas y problemas que van necesariamente a surgir en el manejo de los nuevos instrumentos tecnológicos. Eso implica tener en la sede personal de formación suficiente durante el tiempo que sea necesario para afianzar el manejo de las herramientas, o crear un sistema telefónico de atención al usuario lo suficientemente potente para que la sensación de respaldo y seguridad en encontrar una respuesta rápida y eficaz por parte del personal que la demande tenga similar entidad que con el sistema presencial.

P: ¿Qué plazos o que hoja de ruta, si me permite la expresión, se han fijado desde la Administración para el establecimiento de la NOJ en León? ¿En qué momento se encuentra esta iniciativa en el conjunto nacional?

R: La nueva oficina judicial tiene una hoja de ruta perfectamente marcada y con una fecha ya determinada. El día 8 de junio de 2011 arranca en León la nueva estructura de la oficina judicial. Habrá dificultades en un inicio hasta que la nueva maquinaria funcione de forma ágil, lo que exige que el personal se asiente en las nuevas funciones y en las nuevas rutinas de funcionamiento. En cuanto a la creación del expediente documental electrónico, las fechas barajadas para iniciarlo en producción es final de este año o principio del que viene. No obstante es necesario remarcar que la fecha del 8 de junio para la nueva oficina judicial viene precedida de un trabajo que arrancó en septiembre del año pasado, y la puesta en producción del expediente documental electrónico parte de un trabajo comenzado ya hace dos meses.

En cuanto al conjunto nacional, la nueva oficina se ha implantado ya en Burgos, Murcia, Cáceres y Ciudad Real. Entrará en junio en León, Cuenca y Mérida. El despliegue continuará de forma progresiva hasta hacerse efectivo en la totalidad de los territorios cuya gestión de medios materiales y humanos depende del Ministerio de Justicia y también en comunidades autónomas con estas competencias transferidas. Ya existe alguna experiencia de desarrollo en el País Vasco.

P: ¿Podría recordar en qué consiste la experiencia piloto de Burgos? En los desayunos tecnológicos de Aletic manifestó que deseaba mejorar esta experiencia piloto. ¿En qué términos?

R: Burgos ha sido la primera sede en que se ha implantado esta nueva estructura y, como primera experiencia, a pesar del enorme esfuerzo que realizaron las mujeres y los hombres que trabajan en la Administración de Justicia, se produjeron incidencias tecnológicas y organizativas que han afectado al funcionamiento de los Juzgados durante un tiempo. Los problemas han sido detectados y estudiadas sus soluciones, lo que ha motivado que en sedes de implantación posterior los problemas han ido disminuyendo. Esperamos que en León recojamos toda esa experiencia y el período transitorio crítico de estabilización del funcionamiento sea mucho más corto que en las sedes anteriores, aunque, repito, una incidencia en el normal funcionamiento de los juzgados durante un tiempo será inevitable.

P: ¿Qué es el sistema de videograbación digital Fidelius que implantarán en los juzgados leoneses? ¿Cómo se ha desarrollado? ¿Qué mejoras aporta respecto a los sistemas de registro empleados hasta ahora?

R: El sistema Fidelius es una mejora de un sistema de video-grabación digital con el que ya contamos actualmente denominado Arconte. En relación al anterior, la principal y esencial novedad, aparte de mejoras en diversas funcionalidades, es la posibilidad de validación y firma digital de las videograbaciones por parte del secretario judicial, que es el responsable de la documentación judicial, lo que permite cumplir con los requisitos establecidos en las leyes procesales y hace no necesaria su presencia constante durante el desarrollo de los actos judiciales, lo que permite que optimice su tiempo realizando otras funciones procesales.

P: ¿Existen otras medidas innovadoras que se planteen en la NOJ respecto a las establecidas en otras ciudades?

R: La novedad más sustancial que se va a producir en León (junto con Burgos) en la nueva oficina judicial es que quizás a final de este año pueda ponerse en marcha el expediente documental electrónico, aunque no de una forma global en todos los Juzgados a la vez, sino de forma gradual, de modo que durante el año 2012 esté implantado en todas las jurisdicciones. Será un cambio verdaderamente histórico que la imagen de los Juzgados y de la Justicia, asociada a numerosos expedientes de papel, pase a ser una imagen de una Administración de Justicia sin papel, con oficinas no agobiantes y limpias de expedientes. Pero además de este cambio estético, que es el menos relevante, el expediente electrónico supondrá una mejora clara en la gestión de los procedimientos y además es el encaje perfecto para la estructura de la nueva oficina judicial que alcanzará así su mejor rendimiento.

Por otro lado está pendiente de hacerse efectivo el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS) que permita a todos los sistemas electrónicos al servicio de la Justicia que operan en España, sea territorio dependiente en medios del Ministerio de Justicia, sean territorios de comunidades autónomas con esas competencias en medios ya transferidas a estas, puedan entenderse entre sí, interoperar cuando sea necesario procesalmente y además en un entorno de seguridad absoluta.

P: ¿En qué situación se encuentra la Justicia española respecto a otros países occidentales respecto al uso de nuevas tecnologías?

R: Sin duda alguna en los últimos 12 años hemos pasado de ser la Administración en el Estado más atrasada tecnológicamente a ser una de las más avanzadas. Cuando acaben estos programas y desarrollos estaremos a la cabeza tecnológica en el Estado. En cuanto a otros países occidentales, la situación actual ya nos coloca en lugar destacado, pero implantado de forma completa el expediente documental electrónico y el resto de mejoras tecnológicas estaremos también a la cabeza internacionalmente.

P: ¿Podría realizar una valoración personal sobre qué supone la implantación de esta nueva oficina judicial para el funcionamiento del sistema judicial? ¿Cree que se pueden emplear otras nuevas tecnologías en este ámbito? De ser así, ¿cuáles y en qué lugares?

R: Lo que debe suponer la nueva oficina judicial y todos los medios tecnológicos que la rodean es que los jueces puedan desarrollar su función de juzgar, una de las más relevantes en un Estado Democrático de Derecho, con los mejores medios humanos y materiales, y todo ello para que el ciudadano reciba el mejor servicio que se le pueda ofrecer. A mi entender, el desarrollo tecnológico previsto en los planes de modernización es completo y no veo otros instrumentos que puedan mejorar lo que está planeado, sin perjuicio de que el constante avance tecnológico ponga sobre la mesa medios que ahora no imaginemos y que puedan ser aplicados a una gestión tan delicada y esencial para el Estado como es la Justicia. La clave, entiendo, no está en nuevos retos, sino en que los desarrollos y proyectos previstos tengan una garantía de funcionamiento óptima, es decir, sin fallos, con fiabilidad total. Y además que el desarrollo se haga en la totalidad de los territorios del Estado, incluidos los de las comunidades autónomas con competencias en materia de medios para la Administración de Justicia transferidas, de modo que esos medios al servicio de la Justicia, y por tanto los medios que se ponen a disposición de quienes tiene que solucionar los litigios entre los ciudadanos, no sean de varias clases según el territorio, sino que exista un principio de igualdad en el servicio público que se preste al ciudadano independientemente del lugar. Igualdad en buenos medios, no igualdad en medios mediocres o insuficientes. Eso requerirá un esfuerzo económico y de gestión en el que estará, a mi entender, el verdadero reto.